フリーランスエンジニアのための請求書書き方レッスン

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こんにちは。ジョブリーフリーランスのやなちゃんです。

フリーランスの場合、請求書は自分で作成しなければいけません。
請求書は、特に決まったフォーマットがあるわけではなく、
各社や各個人によって異なったものを使って大丈夫ですが、共通の守るべきルールやマナーがあります。
それを知らずに、請求書を作成して企業へ送ってしまうと、大恥をかくかもしれません。
信用問題にもつながるので、しっかりルールとマナーを守って作成しましょう。

◆フリーランス必見!請求書の書き方ルール

<ルール1:「御中」と「様」の使い分けを間違えずに!>

ルール1

請求書というよりは、ビジネスマナーの基本ですが、
「御中」と「様」の使い方を間違えている方をたまに見かけます。
自分は大丈夫と思っている人も、再度チェックしてください。

「御中」・・・団体名につける
「様」・・・個人名につける

例えば、私宛に請求書を送るとなるとこうなります。
・株式会社BTM ジョブリーフリーランスチーム やなちゃん様
・株式会社BTM ジョブリーフリーランスチーム 御中 やなちゃん様

<ルール2:作成者・提出者を書くべし!>

ルール2

誰からの請求書なのか、わかるように作成者・提出者は記載しましょう。
フリーランスの場合は、名前、連絡先、印鑑の押印、3つが記されていれば問題ないでしょう。

<ルール3:請求日をいつにするか確認しよう!>

ルール3

請求日は必ず記載するようにしましょう。
請求日をいつにするかは企業側に確認が必要です。
多くの場合は、請求書を発行した日を請求日にしていますが、
企業によっては、その企業の請求締日を記してほしいというところがあります。
初めて取引される場合は、事前に請求日を確認した方がよいでしょう。

<ルール4:消費税を表示させること!>

ルール4

請求書には、その金額が「税込」なのか「税抜」なのか、しっかり記すことが大事です。
その表示がない場合、振込み時に混乱が起きることがあるので、とても重要です。
書き方としては、写真のように、
単価は「税抜」で記し、小計のあとに消費税、合計で「税込」の金額を記しましょう。

<ルール5:振込期限は明確に!>

ルール5

振込期限に関しては、お仕事の契約をする際に、しっかり確認しておきましょう。
その際に決まった期限を請求書にも記載します。
しっかり記載しておかないと、企業側の支払いルールになり、
月末に入ると思っていた給料が支払われないという事態になりかねません。
しっかり振り込み期限を記しましょう。

<ルール6:送り方の事前確認も!>

請求書の送付方法は、受け取る企業の管理方法によってさまざまです。
基本的に、請求書は郵送しないといけませんが、
メールやFAXでも大丈夫という企業も多いです。

郵送で送る場合は、
封筒に「請求書在中」と記して送りましょう。
DM等に間違われて、捨てられるのを避けるためです。

メールで請求書のデータを送る場合は、PDFにして送りましょう。
PDFで送る理由は、改ざんを防ぐためです。

押印に関しても必要かどうか、
電子印鑑が認められるかどうかも企業によって異なりますので、
そのあたりも事前に確認しておくことが良いでしょう。
ただし、基本的には、押印をして、郵送で原本を送ることが望ましいです。

そして、送る前に金額が間違っていないか、
明細と異なってないかを、再度確認しましょう。
金額部分の間違いが1度でもあると、信用問題に大きく影響しかねません。
請求書のコピーをとって、手元に保管しておくことも大切です。

まとめ

いかがでしたでしょうか?
請求書のテンプレートがフリーでダウンロードできるサイトもいくつかあるので、
それを利用することがオススメです。

・みんエク!みんなのExcelテンプレート

http://all-excel.net/c_seikyusyo.html

・フリー テンプレート 請求書 - FeedSoft

http://www.feedsoft.net/template/tplate/seikyu.html

・請求書、見積書 - ビジネスエクセルテンプレート - board

http://insight-eye.com/tool.html

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JOBREE編集部

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